Digitalizovat nebo digitalizovat?

Pokud patříte k těm, kdo uvažují o digitalizaci procesů nebo už se do ní pustili, pak je tento článek určený právě pro vás.

Digitalizace je proces, který využívá digitální technologie ke změně obchodních a firemních procesů. Do té doby manuální úkony pracovníků začne vykonávat automaticky informační systém, firma začne získávat více dat a zákazník rychlejší informace. Snižuje se pracnost, eliminují se chyby, zvyšuje se produktivita a efektivita práce a zlepšuje se zastupitelnost a personální stabilita ve firmě.

Většina dodavatelů IS má dnes již ve svých řešeních dobře nastavenu základní strukturu procesů, které jsou pro firmu nezbytné k pokrytí všech jejích hlavních činností. Pokud zahájíte digitalizaci rovnou implementací nového IS, bez předcházející důkladné analýzy interních procesů, získáte i tak ve velmi krátké době okamžité a viditelné výsledky. Vaši lidé se zbaví zatěžující administrativy, práce ve wordu, excelu, tabulkách a reportech. Skladové zásoby budou vidět na jedno „ťuknutí“ bez pracného dopočítávání. Informace o zákaznících a obchodních zakázkách budou najednou po ruce a v aktuálním stavu. Riziko ztráty dat s odchodem pracovníků bude částečně zažehnáno. Přesto po určité době můžete zaregistrovat, že se objevují stále nové a nové potřeby, kterých jste si na počátku nebyli vědomi. Mohou se i nadále objevovat problémy v kvalitě nebo s termíny. Data, která získáváte, nemusí být přesně to, co jste očekávali a co potřebujete pro rozhodování.

Tyto stavy indikují, že jste při implementaci přehlédli některé vazby v prováděných procesech nebo jste inovovali systém bez inovace samotných procesů. Dá se říct, že vykonáváte činnosti v novém prostředí a s novým nástrojem ale starým způsobem.  Ráda cituji Alberta Einsteina, který říká, že: „Stejným postupem nemůžete dojít k jinému výsledku.“ Jestliže ponecháte procesy ve stavu, v jakém byly před implementací a v tomto stavu je podrobíte digitalizaci, vystavujete se riziku, že některé důležité vazby vy nebo implementátor přehlédnete. Nebo že procesy zdigitalizujete, aniž byste je předtím „zeštíhlili“ a lépe přizpůsobili aktuální strategii, doléhající konkurenci nebo potřebám zákazníkům.

Dá se říct, že tento přístup má rychlejší start, ale delší poimplementační část, která s sebou může přinášet opakovaně další a další vývojové potřeby a úpravy IS.

Druhý přístup je pomalejší na začátku, ale rychlejší a přehlednější v implementační a poimplementační části. Na jeho začátku stojí analýza všech procesů, kterých se bude digitalizace dotýkat.

Analýza procesů, o které hovořím já, je naprosto transparentní popis pomocí procesních map. Pokud jste se s procesními mapami ještě nesetkali, je to podobné jako myšlenková mapa. Každá činnost navazuje na další, každý výstup je vstupem pro někoho dalšího. Proces obsahuje popis toho, jaká data jsou kde uložena, je možné z něj vyčíst přesný postup, jak má implementátor postupovat při nastavování rolí, filtrů, číselníků, stavů. Kvalitní a detailní proces dokonce obsahuje vazby i na existující normy, manuály a směrnice. Tzn. že z něj vzniká jakási „know-how“ Příručka nebo Procesní manuál. Díky takové dokumentaci pak můžete rychleji a přesněji impelementovat IS, můžete Příručku interně využít pro adaptace nových pracovníků, pro program zastupitelnosti a účinnou mapu pro jakékoliv budoucí změny procesů, v kterých vždy uvidíte, čeho se změna dotýká a jak.

Jako další bonus analýzy procesů tímto způsobem, si můžete udělat přesnější pohled na to, jak máte rozdělenou práci mezi lidi, jak jsou jasné či nejasné kompetence mezi odděleními, kde se vykonává zbytečný kontrolní mechanismus, kteří lidé jsou nevytížení a kteří přetížení apod. Pohled na takto popsané procesy vám dá také okamžité odpovědi na to, jaké metriky a přehledy z něj můžete získávat vy nebo vaši podřízení v jednotlivých procesech či v různých fázích průběhu zakázky firmou.

Další bonus takto popsaných procesů je ten, že můžete s implementátorem lépe rozdělit digitalizaci na fáze, případně již předem popsat zákaznické požadavky pro vývoj. Implementátor tak může začít s vývojem vašich individuálních potřeb dříve, než na ně v praxi narazíte.

V neposlední řadě si můžete velmi lehce spočítat návratnost celého projektu. Z popsaných procesních map lze jednoduše uvidět, kde vám digitalizace ušetří jaký čas vašich pracovníků, kde a jaké interní neshody můžete eliminovat a toto vše lze přepočítat na finance. Další bonus jako zlepšení pracovní nálady na pracovišti je něčím, co možná nespočítáte, ale rozhodně uvidíte.

A pokud patříte k těm, kteří se rozhodli pro první cestu k digitalizaci procesů, nic není ztraceno. Procesní analýza je pro každou firmu, v každé životní fázi něco, jako důkladná preventivní zdravotní prohlídka. Nic neriskujete a můžete mnoho získat pro budoucí zdraví vaší firmy.

Přeji vám hodně úspěchů na cestě mapování vašich procesů a jejich digitalizace.

Martina Maraj, MBA – process specialist Elixeum s.r.o.