Finanční nástrahy při implementaci informačního systému

Implementace vnitropodnikového informačního systému, například ERP, slibuje organizacím zvýšení efektivity, integraci a zlepšení podnikových procesů. Avšak, na cestě k úspěšné implementaci se často objevují skryté náklady, které mohou být pro organizace překvapením.

V tomto článku se podíváme na často přehlížené, ale významné náklady spojené s implementací ERP systémů.

Konečná cena software a jeho provozu

Licenční náklady na software mohou být překvapivé, zejména když na počátku kupující těžko rozumí detailu, co vlastně za tuto cenu dostává. Je nezbytné velmi dobře a transparentně vysvětlit, jaké benefity zákazník může čerpat. Finance získané z prodeje licencí bývají zpravidla využity pro další rozvoj softwaru a z toho potom zákazník získává benefity v podobě bezpečného a aktuálního softwaru, nových funkcí, legislativních změn, nebo třeba lepšího zabezpečení citlivých dat.

Samostatné téma v této kapitole je provoz software. V rámci řešení SaaS (software jako služba) se jedná o velmi transparentní náklad, placeno je měsíčně, nebo ročně za poskytovanou službu, která v sobě obsahuje jak přístup software prakticky odkudkoliv, kde je internetové spojení, tak provoz infrastruktury, zabezpečení, aktualizace a opravy, podporu, integraci s jinými systémy, škálovatelnost, zálohování, monitoring a mnoho dalších. Bohužel jsme se setkali s případy, kdy zákazník zvolil „levnější“ on-premise řešení, protože roční částka za licence, podporu a údržbu byla velmi výhodná a k rozčarování došlo ve chvíli, kdy bylo nutné pronajmout infrastrukturu pro provoz řešení s částkou blížící se té za roční provoz software.

Náklady na „nevhodné přizpůsobení“

Volba ERP systému, který nesouzní s organizačními procesy, často vede k dodatečným nákladům. Nesprávné aplikace mohou vyžadovat dodatečnou práci na sladění podnikových potřeb s novým softwarem. Dodavatelé software řešení mají dvě možnosti, jak toto řešit. Buď se firma při implementaci „ohne“ podle softwaru, nebo se software „ohne“ dle potřeb firmy. Každé z těchto řešení má svá pro a proti a je třeba pečlivě zvážit, jaká je cesta pro danou organizaci nejvhodnější.

Podcenění nebo chybějící potřebné propojení

Organizace často podceňují počet systémů, které musí být propojeny s novou ERP platformou, což vede k neočekávaným výdajům za práci, technologii a další požadavky na integrace. Náklady na integraci bývají zpravidla jedny z nejvyšších, protože jsou vytvářeny na míru dané organizaci.

Náklady na úpravy

Úpravy ERP systémů podle vlastních unikátních pracovních postupů mohou mít nepředvídatelné náklady. Organizace, které upřednostňují vlastní „custom“ úpravy před osvědčenými postupy, se mohou dočkat neočekávaně vysokých nákladů a je na místě se při vstupní analýze zamyslet nad tím, jestli by úprava procesu neušetřila nemalé náklady.

Trvalé náklady na vlastní "custom" kód

Vlastníkem vlastního, tzv. „Custom“ kódu je kupující ERP systému, což vede k dlouhodobým nákladům na aktualizaci a údržbu kódu. To, co na začátku vypadá jako drobná a rozumná úprava, se může stát značným finančním břemenem v budoucnosti.

Skutečná cena „odbornosti“

Nesprávný odhad potřebných dovedností a přecenění odbornosti zaměstnanců může vést k neočekávaným nákladům na práci. Podcenění dostupnosti zaměstnanců vede k dodatečným výdajům za pomoc nebo zajišťování náhradníků.

Práce s daty

Náklady spojené s daty, často přehlížené, mohou být během implementace ERP systémů významné. Organizace se mohou setkat s neočekávanými výdaji za čištění, správu a migraci dat do nového ERP systému, zejména pokud neměly data předem správně uspořádaná a strukturovaná.

Přirozený odpor vůči změnám

Implementace jakýchkoliv systémů vyžaduje od zaměstnanců práci novým způsobem, což si vyžaduje změnu myšlení, tzv. „Mindsetu“. Organizace často podceňují úsilí potřebné pro transformaci, což vede ke zvýšeným nákladům na školení a dočasnému snížení produktivity.

Závěr

I když studie a odborníci uznávají častý výskyt překročení nákladů při implementaci informačních systémů, je důležité si uvědomit, že skryté náklady nejsou nevyhnutelné. S komplexním plánováním na úrovni analýzy procesů, dat a technologie mohou organizace minimalizovat překvapení a zajistit hladší průběh implementace. Porozumění tomu, kde se mohou skryté náklady objevit, je prvním krokem k úspěšné implementaci nejen ERP.