Firemní procesy a informační systém v (ne)souladu?

“Firma tak, jak ji zítra uvidíte, bude odrazem vašich současných činností a ty jsou odrazem vašeho minulého myšlení. Nemůže být změněna bez změny myšlení, které zdokumentujete ve vašich procesech a tyto následně promítnete do vašeho informačního systému.” 

Martina Maraj, MBA process specialist Eliexum s.r.o.

O problematice nutnosti propojit svoji strategii, procesy, data a informační systém bych mohla napsat velmi dlouhý článek. Ale protože jsem zastáncem, že složité věci je nutné zjednodušovat a vnášet do nich přehlednost a východiska, rozhodla jsem se vytvořit tento malý přehled, v kterém si můžete utřídit myšlenky na to, co vaše firma bude potřebovat na cestě k dalšímu růstu či stabilitě.

PROCESY

Obecně můžeme rozdělit firmy do tří hlavních kategorií. Je stále mnoho firem, které se pohybují v režimu předávání informací z pracovníka na pracovníka formou ústního zaškolení nebo pracovních pokynů. Říkám těmto procesům “nestandardizované”. Bohužel i tam, kde firma již prošla certifikací ISO, není vyhráno. Pokud příručka jakosti zůstává v režimu tištěného mnohostránkového dokumentu, je jeho dodržování v praxi problematické a často je teorie a praxe velmi odlišná. Největším problémem dnešní ISO certifikace vidím v jejím nedostatečném zaměření na aktuální trendy v oblasti automatizace a digitalizace procesů a zpracování dat.

SW

U mnoha zákazníků vnímám dílčí snahy manažerů se s nedostatky digitalizace a využívání dat ve firmě vypořádat implementací dílčích sw, nejčastěji CRM nebo nástrojů pro řízení projektů. Tyto snahy jsou dobrým začátkem transformace směřující k celkové digitalizaci firmy. Pokud ale firma zůstane v této etapě dlouhodobě, bude čelit nepřesným datům a informačnímu zmatku nebo dublování činností v nenavazujících procesech. Dalším krokem těchto firem by tudíž mělo být promyšlené definování procesů a jejich propojení ve všech využívaných SW.

UKLÁDÁNÍ DAT

Ano, i v dnešní době se ještě setkávám s podniky, kdy pracovníci ukládají data ve svých počítačích nebo v papírové podobě v šanonech a složkách. V horším případě nikde.  V takovém případě pak data odchází z firmy s pracovníkem nebo s havárií počítače. Věřím, že u vás je to jinak, že máte data pod kontrolou a vytváříte prostředí pro organizované ukládání dat ve vazbě na zakázky, zákazníky a úkoly.

DIGITALIZACE A AUTOMATIZACE

Kvalitně popsané procesy se všemi vstupy a výstupy a k nim jednoznačně nastavený informační systém jsou dvě podmínky k tomu, abyste mohli projít procesem digitalizace a automatizace úspěšně. Vaše firma raketově zrychlí. Manažeři se budou lépe rozhodovat. Pracovníci budou v každém okamžiku vědět, jaké úkoly na ně čekají a kde k nim najdou data. Celkově se zvýší produktivita, sníží chybovost a zlepší se atmosféra na všech pracovištích.  

 

„Neexistuje nic takového jako zralost. Místo toho dochází k neustále se vyvíjejícímu procesu zrání.“ —  Bruce Lee

 

Přeji vám příjemný proces zrání vaší firmy pomocí digitalizace vašich procesů.

Martina Maraj za firmu Elixeum s.r.o. Zlín