Proč jsem přestal ukládat důležité informace do e-mailu
S délkou historie e-mailové komunikace, která sahá až do roku 1971, vyvstává otázka: Je e-mail skutečně tím nejlepším místem pro uchovávání klíčových informací? Přestože byl e-mail navržen pro rychlou a efektivní komunikaci, je na čase hledat jiná řešení pro bezpečné a systematické ukládání důležitých dat.
Pojďme se podívat na typické problémy spojené s e-mailem jako zdrojem dat pro řízení společnosti:
Nedisciplinovanost v e-mailové komunikaci: Kde se stává chyba
Jedním z klíčových problémů, se kterými se setkáváme, je nedisciplinovanost při používání e-mailu. Kolikrát jsem odeslal e-mail skupině lidí, ale odpověď dorazila pouze ode mě? Nesprávné využívání funkcí "Odpovědět všem" vytváří zmatek a může vést ke ztrátě důležitých informací nemluvě o tom, že každý má svůj vlastní "nestandardizovaný" styl e-mailové komunikace.
Řešení: Proaktivní vzdělávání uživatelů
Chápeme, že mnoho lidí nemá dostatečnou znalost funkcí e-mailových klientů. Proto považujeme za klíčové proaktivně vzdělávat uživatele, zdůrazňovat možnosti a podporovat disciplinovanější přístup, je to ideologie, kterou se snažíme propagovat i ve společnosti Elixeum.
Ztráta kontextu a toxické pracovní prostředí: Když se ztrácí přehled a roste míra nepochopení
Další výzvou byla ztráta kontextu komunikace a vytváření nepříjemného, někdy až toxického pracovního prostředí. E-maily s nejednoznačnými odpověďmi, novými vlákny a nevyplněnými předměty mohou zkomplikovat porozumění situaci a na pracovišti může vznikat jistá nevraživost.
Řešení: Centralizované řízení informací
Přirozeně jsme přešli na systémy, které umožňují centralizované řízení informací stejně jako budujeme náš vlastní SaaS systém. Tato změna přinesla transparentnost do komunikace a usnadnila sledování kontextu v komunikaci jak uvnitř společnosti, tak i s klienty. Důležitým prvkem je potom i to, že i když dojde k fluktuaci zaměstnanců, stále zůstává zachována strukturovaná stopa komunikace.
Ztráta informací a neúplné transakce: Když komunikace selhává
Posílání e-mailů bez příloh, neúplné transakce a chaotické ukládání důležitých informací mohou způsobit ztráty obchodních příležitostí.
Řešení: Implementace strukturovaných informačních systémů
Přirozeně hledáme alternativy a začali využívat strukturované systémy, které eliminují chyby spojené s nekompletními transakcemi. Tato změna v praxi výrazně zvýšila efektivitu a eliminuje časové ztráty, protože uživatelé mají data přesně tam, kde je hledají a to včetně přístupových oprávnění a další komunikace.
Zranitelnost před kybernetickými útoky: Bezpečnostní rizika v e-mailovém úložišti
Jsme si vědomi zranitelnosti souborů uložených v e-mailových schránkách vůči kybernetickým útokům. Únik citlivých dat může být pro podnikání katastrofální a často může dojít i k soudnímu sporu.
Řešení: Investice do moderních bezpečnostních platforem
Pro zajištění kybernetické bezpečnosti se vyplatí investovat do moderních bezpečnostních platforem. Tyto platformy poskytují několik vrstev ochrany, kterou e-mail sám o sobě nedokáže zajistit.
Alternativní přístup: Jak jsem se přeorientoval
Vzhledem k těmto výzvám hledáme alternativy pro systematické a bezpečné ukládání informací. Díky využívání SaaS produktů, které nabízí strukturované a centralizované úložiště s možností snadného třídění a dohledávání klíčových dat máme vše pod kontrolou.
Závěr: Proč hledat alternativy
I přes výhody e-mailu pro rychlou komunikaci, jeho omezení ve skladování důležitých informací je nevyhnutelné. Moderní podnikání vyžaduje systematický a bezpečný přístup k ukládání dat, což e-mail neposkytuje. Vyvarujte se rizik kybernetických útoků a minimalizujte chyby přechodem k alternativním řešením, jako jsou SaaS produkty nebo cloudové úložiště. Tím nejen zvýšíte efektivitu práce a udržíte transparentní komunikaci, ale také zabezpečíte svá data.
