Štěpán Heinik: Jak vybrat dobrý software pro řízení procesů a financí

V nedávném rozhovoru na Growclubu Forbes Ideal Place se Štěpán Heinik, CEO společnosti Elixeum, podělil o své poznatky ohledně výběru softwaru pro efektivní řízení firem. Diskuze se zaměřila na klíčová témata, jako jsou základní parametry při výběru softwaru, technické aspekty, časté chyby při používání softwaru a praktické tipy pro implementaci. Zde jsou nejzajímavější pasáže z rozhovoru.

Sebereflexe a řízení procesů

FIP: Když chci řešit software pro řízení firmy, jaké základní parametry je třeba brát v potaz?

Štěpán Heinik: Vím, že to zní asi divně, ale v prvé řadě je potřeba si opravdu sebekriticky říci, zda umíme ve firmě řídit procesy, finance, projekty - protože žádný software neřeší to, aby učil řízení procesů - je to nástroj - jako třeba jehla, ale musíš být švadlena, abys věděl jak ji používat. Software by tedy ideálně měl konzultovat kritický uživatel - tedy pokud chci řešit řízení projektů, měl bych je řešit s tím, kdo má projekty na starosti - to odbourá velkou část problematiky se zadáním a poptávkou, jaký software vlastně chci - no a pokud na to odpověď nemám nebo nemám daného kritického uživatele, potřebuji spíše někoho, kdo mi nejdříve pomůže s těmi procesy.

Pokud to pak vezeme čistě technicky - tedy z pohledu mé cca 20ti leté zkušenosti od malých podniků po korporáty:

Je potřeba počítat s tím, že nás pravděpodobně neobslouží jeden software, ale bude to určitá „paleta“ - proto bychom měli vybírat takový software, který je schopen komunikace s okolním světem - ideálně se to nazývá API a je k danému softwaru zdokumentované.
Kde je software provozován - určitě se vyhněte zaprášenému PC pod stolem - vím, že to zní jako určitá ztráta kontroly nad našimi daty - ale využití privátního cloudu nebo hostingu nám zaručuje kvalitu služeb ve vazbě na bezpečnost dat a další parametry - pokud si chceme toto řešit sami, mějme jistotu, že máme člověka, který se nám o to dokáže dobře postarat - z mé zkušenosti přechází do hostovaného prostředí drtivá většina firem - také kvůli tomu, že lidí, schopných se mi o infrastrukturu postarat opravdu kvalitně, není na světě tak moc.
Jak jsem na to já připraven - V našem každodenním podnikání se často setkáváme s výzvou vyhodnocování dat, která mohou být pro naše zákazníky klíčová, ale sami nevědí, kde je přesně najít. Například, pokud chci úspěšně řídit své pracovníky, musí mít přístup k místům, kde mohou tato data získat. Při práci s cenami a maržemi, a při zohledňování dat ve vztahu k nákladům, musím sám vědět, jak spočítat mé náklady. Ať už si náklady spočítám klasicky na papíře nebo využiji sofistikovaný software, klíčové je mé osobní porozumění číslům, která hledám.
Software pak slouží jako efektivní nástroj automatizace, který propojuje celou společnost. Nicméně, principy, které formují naše rozhodnutí a řízení, jsou zakořeněny v našem vlastním porozumění a rozhodnutí. Datové řízení je tedy nejen o implementaci sofistikovaných technologií, ale především o osobním porozumění a vlastních principech, které formují naši cestu k výsledku.
Vybavení pracovníků, kteří jsou do procesu zapojení - s obstarožním notebookem, který jede jen na napájecí šňůře, už některé věci řešit nepůjdou.
Připojení k internetu a jeho dostupnost pro mé pracovníky - pro většinu řídícího softwaru vyžaduji - byť jen interně - online dostupnost dat všech uživatelů.

Výsledkem by pak měl být přehledný dashboard, který mi ukáže, jak na tom jsem - ne desítky tabulek nebo kvanta textu a informací.

Technické aspekty a efektivita softwaru

Štěpán představil svůj pohled na technické hledisko výběru softwaru. Vyzdvihl důležitost komunikace s okolním světem pomocí API a varoval před provozem softwaru na zastaralém hardwaru. Dále zdůraznil potřebu vědět, kde jsou data a jak je efektivně využívat.

FIP: Jaký software používáš ty sám ve firmě?

ŠH: U nás jsou to primárně následující nástroje:

O365 - používáme kompletní balík, včetně správy emailů
Náš vlastní portál EWO - pro organizaci našich projektů a zakázek, CRM, plánování aktivit a úkolů
Slack - jako komunikační nástroj
YouTrack - pro organizaci vývoje

Chyby a odpovědný přístup k softwaru

FIP: Jaké jsou nejčastější chyby v užívání softwaru?

ŠH: Jednoznačně to, že se nedíváme, jaký software potřebuje náš uživatel a jeho kompetence a všechny nutíme používat totéž - firmy vzniknuvší v 90 letech primárně účetnictví, podle kterého se všichni ohýbají.

Z toho vychází další chyba, a to je, že se ohýbáme podle softwaru a ne tzv. „Best practices“ našeho procesu či oboru - tedy vracím se k prvnímu bodu - určitá nejistota toho, že to děláme správně, nás svádí k tomu, abychom to dělali, jako to dělá software, ale ten to nemusí dělat tak, jak my to potřebujeme a jak bychom to dělat měli, a už vůbec ne tak, jak je to nejefektivnější.

A určitě bych zde znovu zopakoval - software je nástroj, ne mistr - tak je potřeba k němu přistupovat - ani v době AI a ChatGPT tomu není jinak.

A potom se 3 vykřičníky a 5x podtrženo - disciplína vyplňování dat vázána k danému softwaru - firmy jdou velmi efektivně řídit excelem - to, proč selhává, je nutná kontrola dat a manuální náročnost a také skutečnost, že komplexní excelové tabulky umírají se svým tvůrcem.

FIP: Jak připravit firmu na zavedení softwaru?

ŠH: Je nesmírně důležité, aby se zkušení uživatelé - kteří rozumí dané oblasti prakticky - podíleli na konzultaci a návrhu či oponentuře zaváděného řešení.

Pokud nemám interního člověka, který se mi o data a software stará, tak hledat tuto službu u dodavatele softwaru, případně konzultační firmy, která v tomto dokáže pomoci - jen předesílám, je to podobné jako najít dobrou firmu na marketing - musíte vědět co chcete měřit a protistrana vás musí přesvědčit, že je toho schopna ve vašich podmínkách dosáhnout.

Také je dobré přizvat ty, kteří mají určité části procesu na starosti na případné prezentace - aby se mohli zeptat a nechat si ukázat, jak se bude řešit jejich případ.

V neposlední řadě také myslet na kontrolní mechanismy - protože ze začátku bude poměrně vysoká chybovost, která také může dospět k tomu, že lidé ztratí důvěru v zaváděné řešení.

FIP: Jak vyhodnotit efektivitu softwaru?

ŠH: Je důležité promluvit s klíčovými uživateli - nebo ještě lépe vyhradit si prostor na to, že se na ně chvíli budu u práce dívat - kde se zasekávají - není potřeba být programátor - pokud obchodník velmi dobře odbavil telefonát se zákazníkem, ale následně mu zápis z tohoto hovoru zabral 3x takový čas, je potřeba to umět vyhodnotit pragmaticky.

Následně z toho pohledu, zda je schopen se napojovat na jiná řešení a jak je toto napojení realizováno (jsou určité postarší metody, které například složitěji předávají data online a je potřeba je pouštět v dávkách třeba 1-2x za den).

Mám opravdu přehled? Chodí mi zásadní informace proaktivně? Jak moc řeším chyby ve výstupech, které dostávám?

Závěrečné myšlenky

FIP: Co bys závěrem dodal za sebe?

ŠH: Rád bych vypíchl tu skutečnost, že vědět co od software chci za výstupy a jaké hodnoty potřebuji pro řízení mého podnikání, je nadřazeno tomu, jaký software používám/vyberu - tedy předpokládám, že tady jsou všichni na dobré cestě.

Také bych všechny rád povzbudil k tomu, aby se touto oblastí zabývali - protože pokud víte jak na váš business, dá vám dobré řešení jeho řízení potřebnou kontrolu na to, abyste je mohli dělat efektivněji, expandovat a v některých případech přežít v konkurenčním prostředí.

Pokud si s tím nevíte rady - obraťte s na nás, rádi s vámi toto téma zkonzultujeme a poradíme.